Parte importante de qualquer solução de ECM ou BPM está no input da informação recebida do exterior. A redigitação de muita da informação entrada, no formato papel nas Organizações obriga a processos lentos e pesados de digitação e classificação acrescidos da possibilidade do erro humano. As ferramentas de captura de dados, vulgarmente denominadas de digitalização permitem hoje em dia o tratamento de milhares de documentos de uma forma automática. A extração de dados de documentos num formato de OCR, ICR ou OMR permite a criação de metadados para posterior tratamento em aplicações de Gestão Documental, ERP's, Gestão de Conteúdos por exemplo.
Um simples gesto de colocar um conjunto de documentos num scanner e submete-lo numa ferramenta de OCR pode ajudar na disponibilização imediata da informação, permitir a criação de repositório de imagens dos documentos digitalizados e evitar a circulação e proliferação de papel na Organização.